Themeparties

Themafeesten zijn zo oud als de weg naar Rome. Nu we het toch over Rome hebben... denk aan de gladiatorenevenementen of oogstfeesten. Al eeuwenlang worden er door mensen uit diverse culturen themafeesten georganiseerd. Het organizeren van een themafeest is niet alleen traditie, zinvol of leuk, maar heeft ook vele voordelen ten opzichte van een ‘gewoon’ feest.

drie vrolijke mensen met gekke themafeest-brillen

Dit zijn de onderwerpen waarover je meer kunt lezen:


Waarom een themafeest?

Omdat themafeesten de beste feesten zijn.

Op een themafeest doet iedereen mee!
Saamhorigheid is een vereiste voor een goede feestsfeer. Maar hoe bereik je dat? We weten immers maar al te goed dat er op feestjes al snel verschillende clubjes ontstaan, waardoor een groepsgevoel niet of nauwelijks aanwezig is. Zeker als je uitgenodigd wordt voor een feest waar je de meeste gasten niet kent, is saamhorigheid een hele uitdaging. Denk bijvoorbeeld aan een groep zakenlieden, een groep kunstenaars, of een trendy vriendenclub. Zo verschillend van achtergrond. Zie je de eilandjes al ontstaan?

Een themafeest is de oplossing! We geven alle gasten een alternatieve overeenkomst, waardoor we het groepsgevoel zelf gaan ontwikkelen. Bijvoorbeeld door het themafeest ‘Disco’. De te gekke discokleding en de John Travolta act op de dansvloer worden leuke gespreksonderwerpen tussen alle gasten. De onderlinge verschillen verdwijnen als sneeuw voor de zon. En, iedereen feest mee!

Een themafeest verbindt, breekt het ijs, geeft een gezamenlijk doel en laat de energie knallen.

themafeest discovloer met dansende mensen

Welk feest of evenement is geschikt voor een themafeest?

In principe zijn alle feesten geschikt voor een themafeest.

We noemen er een paar: bruiloften, huwelijksjubilea, verjaardagen, feestdagen, bedrijfsevenementen en nog vele anderen. We verwijzen hier ook graag naar het volgende hoofdstuk: Welke themafeesten zijn er?

Een themafeest of –evenement is bij uitstek geschikt als je saamhorigheid wenst te creëren, ongeacht sekse, leeftijd en etnische, culturele of religieuze achtergrond.

Een themafeest is ook een uitstekende keuze wanneer je iets bijzonders te vieren hebt, zoals je 50ste verjaardag. Even terug naar je jeugd, een trip langs ‘memory lane’ in the 70s-80s-90s.

Of als je jong en oud wilt laten genieten, zoals op een bruiloft.

En wat dacht je van Koningsdag? Met een oranje T-shirt aan gaan we massaal uit ons dak!


Welke themafeesten en evenementen zijn er?

Je kunt het zo gek niet bedenken. Er zijn zo veel onderwerpen die geschikt zijn voor een themafeest.

DJ MATCH heeft meer dan 100 thema’s voor je omschreven, voorzien van een playlist. Kijk op onderstaand schema.



Als je op het betreffende thema klikt dan lees je meer over dit themafeest. Zet de playlist aan de rechterzijde aan en je komt helemaal in de stemming.

Voor ieder thema hebben we eveneens al DJ’s voor je geselecteerd. Neem een kijkje op de pagina’s van de desbetreffende DJ’s. De foto’s en video’s die zij presenteren maken het beeld compleet.


Hoe kun je jouw themafeest het beste hypen?

Je investeert veel tijd en moeite in de planning en organisatie van je themafeest en wilt dus ook dat iedereen komt en nog lang napraat over jouw feest.

Maak het spannend, de voorpret kan beginnen!
Verstuur de eerste uitnodiging ruim van te voren zodat je gasten de datum, tijd en locatie in hun agenda kunnen noteren. Geef in deze uitnodiging wat prikkelende, spannende informatie die je gasten nieuwsgierig maken, zodat de voorpret kan beginnen.
De uitgebreide informatie over het themafeest en de dresscode volgt dan later in je tweede uitnodiging.

Schep positieve verwachtingen.
Houd je gasten op de hoogte van je plannen en activiteiten. Deel je enthousiasme en vertel ze waarom ze dit themafeest niet willen missen. Zo zijn je gasten voorbereid op iets geweldigs, doen ze hun uiterste best om zich te verkleden en zijn ze al in de stemming. Dat heeft weer een positieve invloed op het feest.
Maak eventueel een Facebook-pagina aan. Deze kun je achteraf ook gebruiken voor het delen van foto’s en video’s van het themafeest.


Hoe zorg je voor een goede sfeer op jouw themafeest?

De geschikte locatie, de dresscode, de juiste muziek en betrek verlegen gasten.

De geschikte locatie

Niet alleen het gebouw of de zaal is belangrijk, maar ook de ligging. Als je gasten per auto arriveren en direct bij de locatie kunnen parkeren is dat natuurlijk een pré.

Heb je de locatie alleen voor jouw eigen feest, of worden er meerdere feesten tegelijk gegeven (zalencentrum)? Dit is bepalend voor de aankleding.

Heb je de locatie voor jezelf dan begint de decoratiepret al bij de oprit of voordeur. Want de decoratie is bij een themafeest een zeer belangrijk onderdeel. Een verjaardag zonder slingers en ballonnen is ondenkbaar, om er maar een te noemen.

Voor de aankleding van de locatie of de zaal is de inrichting niet allesbepalend. Het licht, de kleuren, de geuren, de temperatuur en het geluid dragen bij aan een ontspannen ruimte.

Mag je voluit gaan met de muziek of zijn er restricties ten aanzien van decibels? Is er een leuke dansvloer? En, staat de DJ Booth goed gesitueerd bij de dansvloer?

Als laatste: wordt er geserveerd, of mag jezelf bij de bar bestellen? Immers als je gasten kunnen of moeten lopen dan mengt het gezelschap zich sneller, hetgeen de sfeer ten goede komt.

De dresscode

Een absolute voorwaarde voor een succesvol themafeest is de dresscode. Als voorbeeld nemen we weer ‘Disco’ (zie ook sub:‘Op een themafeest doet iedereen mee’). Als de helft van je gasten is uitgedost in discokleding en de andere helft niet, dan kan het beoogde groepsgevoel voor een te gek feest moeilijk tot stand komen.

Dus meld nadrukkelijk aan je gasten dat ze zich aan de dresscode voor het themafeest moeten houden! Maar, dat je graag bereid bent eventueel te assisteren bij het vinden van de juiste kleding. Denk hierbij aan foto’s van de juiste outfit, accessoires en make-up, of aan een lijst van verhuurbedrijven voor feestkleding.

Overigens geldt de dresscode niet alleen voor de zogenaamde ‘verkleedfeesten’. Voor bruiloften kan b.v. casual chic als dresscode gelden. Of, op een muziekfeest kan men vragen om uitsluitend wit gekleurde kleding te dragen. En wellicht ga je naar een bedrijfspresentatie in pak. En als laatste: overdressed kan ook heel vervelend uitpakken!

themafeest vier vrienden in halloween kostuum

De juiste muziek

Met muziek heb je een machtig instrument in handen. Muziek brengt leven in de brouwerij en zorgt voor de juiste dynamiek. Laat je gasten helemaal uit hun dak gaan op de dansvloer. Een feest waar uitbundig wordt gedanst, is meestal goed. Waarom? Beweging zorgt voor ontspanning.

Bespreek de keuze voor de muziek van te voren met de DJ. Maak ter voorbereiding een eigen top 10 playlist, zodat de DJ weet waar je van houdt. Desgewenst maakt hij een mix van je favorieten. Dat kan heel geslaagd zijn voor b.v. de openingsdans op je bruiloft. Wil je je gasten betrekken? Stel dan een top 10 playlist samen met verzoekjes van je gasten.

Bespreek met de DJ in hoeverre hij zich aan het thema en de door jou opgegeven muziek moet houden. Het kan voorkomen dat het draaien van de laatste hitjes het dak eraf laat gaan, maar dat deze muziek niet persé binnen het thema past.

En als laatste punt: mogen jouw gasten verzoekjes doen? Ook dat moet de DJ weten, want niet iedere DJ is daar van gecharmeerd.

Betrek verlegen gasten

Op feestjes of evenementen voelen mensen zich soms ook ongemakkelijk, onhandig of opgefokt. Dodelijk voor de gewenste ontspannen sfeer. Hier zijn wat tips waarmee je je gasten een handje kunt helpen:

  • Een duidelijke dresscode draagt bij aan de ontspannen sfeer van het themafeest. Een ‘kostuum’ maakt mensen anoniem. Onderzoek heeft laten zien dat mensen verder gaan in hun gedrag wanneer ze speciaal gekleed zijn dan wanneer ze hun gewone kleding dragen. Kleding is meer dan een omhulsel!
  • Laat de gasten bij binnenkomst eventueel iets doen. Je laat ze hiermee direct uit hun schulp komen. Ze hebben iets om handen en er is meteen een gespreksonderwerp. Denk b.v. aan het mixen van hun eigen cocktail, of het samenstellen van een top 5 playlist.
  • Zorg voor het juiste licht! Bij gedimd licht voelen mensen zich prettiger, minder opvallend.

Hoe vind je de beste DJ voor jouw themafeest?

De juiste DJ voor jouw themafeest vind je bij DJ MATCH!

Naast ervaring en skills hebben DJ’s ook expertise, passie en talent voor bepaalde thema’s. Zelfs de beste allround DJ’s kunnen niet op alle thema’s uitblinken.

Alleen bij DJ MATCH wordt het door jou gekozen themafeest gematcht met de juiste DJ’s. Onze DJ’s maken op hun uitgebreide CV hun expertise, passie en talent voor bepaalde genres en thema’s kenbaar.
Je hoeft alleen nog maar een keuze te maken uit een aantal top DJ’s die DJ MATCH voor je heeft geselecteerd.


Waar huur je de beste installatie voor je themafeest?

Wij adviseren je graag bij DJ MATCH.

DJ MATCH heeft een aantal bedrijven geselecteerd waarmee wordt samengewerkt voor licht- en geluidsinstallaties. Heb je de DJ van je keuze geselecteerd, dan zal hij jou adviseren over de huur van een installatie, uiteraard passend binnen je budget.

Afhankelijk van de grootte van de locatie, het aantal gasten, maar ook het thema – denk aan b.v. een discobal boven de dansvloer bij een disco party – kan een keuze worden gemaakt uit:

Basic set
Deze set bestaat uit sfeerverlichting, een geluidsinstallatie en DJ benodigdheden om feesten of evenementen in kleine ruimten te ondersteunen.

Premium set
Door de chique uitstraling en de uitstekende licht- en geluidsinstallatie van de DJ-Booth, wordt deze premium set veel geboekt voor diverse kleine en grote events.

Deluxe set
De Deluxe DJ-Booth en spectaculaire lichtshow maken deze set uitermate geschikt voor grote feesten en evenementen.

Alle sets worden door professionals op- en afgebouwd.


De juiste voorbereiding voor een themafeest is het halve werk!

De handige Checklist voor een geslaagd themafeest!

Vier je binnenkort je verjaardag, heb je een jubileum van je werk of ga je trouwen? Of heb je een andere gelegenheid in gedachten, zoals een Hollandse avond in de bar, of een discofeest in de club? Dan heb je een goede reden om een themafeest te geven!

Ieder feest behoeft een andere aanpak. Je viert een themafeestje met collega’s op een andere manier dan een discofeest in de club. Een kinderfeestje is niet hetzelfde als een receptie. Een feest voor 1000 man pak je anders aan dan een feest voor 25 man.

Wij hebben een handige checklist voor je samengesteld: Checklist voor een geslaagd Themafeest! Alle zaken waar je aan moet denken voor een groot of klein themafeest in één overzicht, zodat de organisatie en de uitvoering op rolletjes loopt.

bruiloft-thema gelukkig bruidspaar en familie met sterretjes

Ruimschoots van te voren (8 tot 12 maanden)

O Stel de datum en tijd voor het themafeest vast.

  • Voor een aantal themafeesten staat de datum natuurlijk al vast. Denk b.v. aan je verjaardag, bruiloft, of Valentijn, Carnaval, Halloween, Nieuwjaar en nog veel meer.
  • De dag en het tijdstip zijn natuurlijk van groot belang. In het weekend komen immers meer mensen en ze blijven over het algemeen ook langer. Neem je afscheid op je werk, dan is een feest direct na je werk wellicht handig, omdat alle collega’s toch al aanwezig zijn. Een kinderfeest begint men niet te laat op de dag!
  • Check even de kalender i.v.m. vakantieperioden, feestdagen en/of er belangrijke evenementen zijn, zoals WK/EK voetballen, tennisfinale Wimbledon; om er maar een paar te noemen.

O Stel je budget vast en maak een begroting.

  • De keuzes die je maakt voor je themafeest zijn afhankelijk van het te besteden budget. Zet je wensen en de uitgaven op een rijtje en stel een maximumbedrag vast dat je aan het themafeest wilt uitgeven. Houd rekening met onvoorziene kosten. Het is aan te raden om 10% te budgetteren voor financiële tegenvallers of onverwachte uitgaven.
  • Voor het maken van een zo’n realistisch mogelijke begroting is het aan te raden om al je wensen te inventariseren met de daarbij te verwachten kosten, bij voorkeur aan de hand van offertes. Als de begroting boven je budget komt, dan moet je onderdelen van je wensenlijstje schrappen of goedkopere alternatieven bedenken. Wees creatief, regel of maak zelf dingen. Op deze manier kun je al veel kosten besparen!

O Assistentie.

  • Het organizeren van een themafeest is altijd weer meer werk dan je in eerste instantie dacht. Om dit op te lossen, kun je wat vrije dagen opnemen, of assistentie vragen uit je familie- of vriendenkring. Het inschakelen van professionele hulp – een eventplanner – is natuurlijk ook een mogelijkheid. Een eventplanner neemt veel werk uit handen en heeft ervaring op het gebied van feesten organizeren. Dit moet natuurlijk wel in je begroting passen!

4 Tot 6 maanden vóór het themafeest/-evenement

O De gastenlijst.

  • Bepaal wie je wenst uit te nodigen. Themafeesten, partijen en andere evenementen zijn er in allerlei variaties. Van een feestje voor je beste vrienden of directe familie, tot een enorm feest met familie, kennissen, vrienden en vrienden van vrienden.
  • Naast het bepalen van het aantal genodigden is de leeftijd van de gasten ook belangrijk. Is het feest alleen geschikt voor volwassenen of zijn kinderen ook welkom? Of, als je een studentenfeest organiseert, dan lijkt ons de doelgroep ook duidelijk.
  • De grootte en samenstelling van je gastenlijst zal voor een groot gedeelte de sfeer van je feest bepalen.
  • Let op: hoe meer personen je uitnodigt, hoe duurder het feest wordt!

O De locatie.

  • De locatie –thuis of extern- is een zeer belangrijk onderdeel van het themafeest. Het aantal gasten en de aard van het feest zijn bepalend voor de geschikte locatie. Wordt het feest binnen of buiten georganiseerd? Is het een feest waarbij wordt gedanst? Komen er aardig wat decibels uit de speakers? Allemaal zaken om rekening mee te houden. Één ding is zeker: met een mooie, originele locatie maak je van je themafeest iets bijzonders!
  • Een feest op een externe locatie is praktisch. Als het gaat om de organisatie en de uitvoering wordt er veel van je overgenomen. Het is niet altijd noodzakelijk om te betalen voor de locatie. Men gaat er dan wel vanuit dat de catering door de locatie zelf wordt verzorgd. Je kunt uiteraard ook een locatie afhuren en de catering zelf verzorgen.
  • Als je het feest thuis of in je eigen pand houdt, bespaar je op de kosten voor het huren van een locatie en heb je alles binnen handbereik. Je moet dan wel zelf de inkoop doen van drank en eten, de ruimte decoreren en uiteraard nadien schoonmaken.
  • Houd bij de keuze van een locatie rekening met de bereikbaarheid voor je gasten. Is de locatie makkelijk te bereiken met openbaar vervoer?Heeft de locatie voldoende parkeergelegenheid? Is de locatie rolstoelvriendelijk? En, kunnen jouw gasten eventueel overnachten, of zijn er genoeg gelegenheden in de buurt?
themafeest octoberfest twee serveersters in traditionele dirndl met grote pullen bier

O De catering.

  • Wordt het een themafeest met alleen drankjes, of worden er hapjes geserveerd, of een uitgebreid diner? Zijn er veel kinderen aanwezig?Zijn er gasten met een speciaal dieet, of allergieën?
  • Wordt er alcohol geschonken op dit feest? Wens je aandacht te schenken aan ‘gezond’ eten?
  • Wordt er op dit specifieke themafeest speciale drank geschonken of eten geserveerd? Het themafeest ‘Tropical Beach Party’ vereist heerlijke cocktails en op een Après-ski feest serveer je een bierlaars, Flügel, Schnapps of Glühwein. En, met Nieuwjaar natuurlijk champagne!
  • Een lijstje met wat je precies op je feest wilt aanbieden, is noodzakelijk voor de catering of als leidraad voor je eigen inkoop.
  • Organiseer je thuis een feest, zorg dan voor voldoende glazen, servies en bestek. Koop eten en drinken tijdig in. Bedenk dat als je de gasten een diner aanbiedt, ze de mogelijkheid moeten hebben om te kunnen zitten.
  • Als je een cateraar thuis alles wilt laten verzorgen, vergelijk dan goed! Er is nogal wat prijsverschil tussen de verschillende cateraars.
  • Niet helemaal overtuigd van de kwaliteit, of wil je het zeker weten? Organiseer dan van tevoren een proeverij!
  • Bespreek alles van tevoren, maar wacht met het vastleggen van de hoeveelheid tot het definitieve aantal gasten bekend is.

O Boek een DJ en DJ apparatuur.

  • Het wordt nogal eens onderschat, maar de DJ kan je themafeest of evenement maken of breken. Een feestje zonder muziek is geen feestje.
  • Ga naar DJ MATCH en kies je themafeest. DJ MATCH heeft voor jouw specifieke thema al de beste DJ’s geselecteerd. Lees de reviews, bekijk de foto’s en video’s en luister naar de heerlijke playlist.
  • Kies voor de DJ die je het meest aanspreekt. Maak een telefonische afspraak om je eventuele speciale muzikale wensen met hem of haar door te nemen. De playlist op DJ MATCH is wellicht een goede leidraad.
  • Laat niets aan het toeval over. Ook een DJ kan ziek worden. Als je bij DJ MATCH boekt, dan heb je de garantie van een back-up DJ met vergelijkbare ervaring en expertise.
  • Je kunt bij DJ MATCH ook alles regelen voor licht en geluid. Er word je een ruime keuze aan DJ apparatuur aangeboden in verschillende prijsklassen.

O Professionele fotograaf en/of cameraman.

  • Afhankelijk van het type themafeest, kan een professionele fotograaf en/of cameraman deze mooie gebeurtenis vastleggen. Denk aan de themafeesten bruiloft, afscheid vanwege pensioen of immigratie. Of een te gek feest in de club.
  • Natuurlijk kun je ook familie, vrienden of kennissen vragen om alles vast te leggen. Houd er rekening mee dat de kwaliteit vaak minder is en dat de betreffende personen weinig van het feest meekrijgen.
  • Bespreek vooraf welke beelden je absoluut vastgelegd wilt hebben.
  • Bekijk in ieder geval het werk van de betreffende professionals. Zo voorkom je grote teleurstellingen achteraf.

O Vastleggen afspraken.

  • Leg de gemaakte afspraken of overeenkomsten vast en bevestig deze ook aan de betreffende partijen. Hierdoor voorkom je onnodige misverstanden. Vergeet de annuleringsclausule niet voor het geval dat je onverhoopt je feest moet afblazen.

O Verzekering(en).

  • Het is verstandig om een evenementenverzekering af te sluiten als je een groot feest gaat organizeren. Zo voorkom je dat, mocht het feest onverwachts niet door gaan, je met hoge kosten geconfronteerd wordt. Op internet vind je diverse organisaties die evenementen-verzekeringen afsluiten.

O Draaiboek maken.

  • Maak een lijst van alle acties die gedaan moeten worden. Zet achter iedere actie de ‘datum gereed’, wie verantwoordelijk is voor de betreffende actie en welke interne personen en externe partijen bij de actie betrokken zijn. Zie onderstaand voorbeeld.
    Zo’n gedetailleerde actielijst geeft alle betrokkenen een helder overzicht van de taken en het tijdstip waarop deze gereed moeten zijn. Bovendien heb je één verantwoordelijke, die je kunt aanspreken als zaken niet helemaal lopen zoals gepland.
actielijst: to do list voor je themafeest
goed geklede mensen volgens correcte dresscode op een themafeest

O De dresscode.

  • Voor een aantal themafeesten is de dresscode duidelijk. Denk bijvoorbeeld aan de thema’s Carnaval, Halloween, Black & White, Disco en nog vele anderen. Geef je gasten eventueel wat (web)adresjes voor het huren van feestkleding.
  • De dresscode voor b.v. een bruiloft, verjaardag of nieuwjaarsfeest is minder duidelijk. Vertel je gasten wat de gewenste dresscode is, zodat niemand zich ongemakkelijk hoeft te voelen. Meld dit duidelijk op de uitnodiging! Onderstaand de meest voorkomende dresscodes:

Casual:
vrijetijdskleding, ofwel verzorgde dagelijkse kleding zonder strenge regels en voorschriften.

Smart casual:
casual, maar met een chique randje. Je bent vrij in kledingkeuze. Uiteraard moet de kleding wel elegant, modieus en netjes zijn.

Tenue de Ville:
bij dames wordt Tenue de Ville vaak geassocieerd met lichte (pastel)kleuren; jurk of mantelpak (met rok of pantalon). Heren dragen doorgaans een kostuum. Opvallende kleding, accessoires of make-up horen niet bij Tenue de Ville.

Cocktail – feestelijk chique:
mannen in donkerkleurig pak met wit of gekleurd overhemd, bijpassende accessoires en schoenen en eventueel een stropdas. Vrouwen dragen een jumpsuit, cocktailjurkje of maxi-dress. Nette pumps, hakken of andere chique schoenen zijn gebruikelijk. Bijpassende make-up en dito kapsel maken het geheel compleet.

Black tie – chique:
mannen in smoking, zwarte leren (lak)schoenen en zwarte sokken, wit smokingoverhemd met dubbele manchetknopen, cumberband en vlinderstrik. Let op heren: het dragen van een horloge is niet toegestaan.
De vrouwen dragen lange avondjurk, open schoenen met een hak en een bijpassende clutch, stijlvolle sieraden, gekapt haar en mooie make-up.

White tie – zeer chique:
Mannen in rokkostuum, wit gesteven hemd met opstaand boord, een wit vest, een witte vlinderdas en zwarte lakschoenen. Vrouwen in chique, lange en mouwloze avondjurk met bijpassende lange handschoenen. Stijlvolle accessoires, mooi gekapt haar en professionele make-up.

O Cadeausuggesties.

  • Vragen om geld blijft een delicate kwestie. Wat heel vaak gedaan wordt, is een eenvoudige vermelding van een envelopje. Dat is in één oogopslag duidelijk voor alle gasten zonder dat het als storend ervaren wordt.
  • Voor leuke, serieuze of humoristische tekstvoorbeelden adviseren we je om het internet te raadplegen.

O Het ontwerp voor de uitnodiging.

  • Het wordt meer en meer gebruikelijker om je gasten per e-mail, of social media uit te nodigen. Toch is een (zelf ontworpen) gedrukte of met de hand geschreven uitnodiging veel persoonlijker. Kijk voor ideeën op het internet, of laat je informeren door een drukker. Als je feest een themafeest is, dan moet het ontwerp uiteraard aansluiten op het thema.
  • Vermeld in ieder geval de volgende informatie op je uitnodiging:
    - Het themafeest of-evenement
    - Datum en tijdstip (ook eventuele eindtijd)
    - (Naam) locatie, adresgegevens en tel.nr.
    - Eventueel cadeausuggestie
    - Deadline voor RSVP (laten weten of je wel of niet komt). Is er een diner? Vraag je gasten dan of ze een speciaal dieet hebben of last van een allergie.
    - Contactpersoon (naam, e-mail, tel.nr) voor eventuele vragen of informatie.
  • Sluit een goede routebeschrijving in. Vergeet niet de reisinformatie te melden voor de gasten die met openbaar vervoer komen.

O Promotiemateriaal.

  • Organiseer je een themafeest waar je veel mensen voor wilt aantrekken (bijvoorbeeld een Halloween Party) dan moet je promotie maken. Posters, flyers en moderne, bruikbare gadgets kunnen daar een onderdeel van zijn. Kijk op het internet voor ideeën, of laat wat ontwerpen door een grafisch designer. Natuurlijk moet in het ontwerp het thema centraal staan! Start bijtijds, want dit materiaal moet ook nog gedrukt worden.

O Social media.

gasten met decoratiematerialen en aankleding in thema

O Decoratiemateriaal/aankleding.

  • Bij een feest hoort een feestelijke aankleding van de locatie. Regel bijtijds voldoende decoratiemateriaal en feestverlichting.
    Bij een Tropical Beach Party wil je bijvoorbeeld wat zand, palmbomen en parasols voor het maken van een strandje. Met Valentijn wil je overal ‘hartjes’. En, op de verjaardag van je zoon of dochter slingers, ballonnen en een versierde stoel!
  • Houd bij een buitenfeest rekening met eventueel slecht weer. Denk b.v. aan tenten/overkappingen, vuurkorven, terras-heaters. Is het juist zonnig weer, dan zijn parasols erg praktisch.
  • Vergeet niet om ‘handjes’ te regelen voor het aankleden van de locatie.

2 Tot 3 maanden vóór het themafeest/-evenement.

O Uitnodiging versturen.

  • Je hebt op Social Media al aardig gehyped. Maar nu moeten de uitnodigingen verstuurd worden.

O Vervoer voor gasten.

  • Is de locatie afgelegen? Dan is het wellicht noodzakelijk om vervoer voor je gasten te regelen die met openbaar vervoer komen. Een klein pendelbusje van het (bus)station naar de locatie is vaak al voldoende.
  • Is vervoer tussen locaties nodig, omdat het feest op meerdere locaties wordt gevierd? Vraag dan tijdig een offerte aan voor bus- en/of autoverhuur, met of zonder chauffeur.
  • Regel een overnachting voor de gasten die van ver komen en die na afloop niet naar huis kunnen reizen.

O Draaiboek.

  • Check je draaiboek of alles volgens planning verloopt. Streep de acties weg die al gedaan zijn en corrigeer de eventuele wijzigingen. Vergeet niet de betrokken personen op de hoogte te brengen.

1 Maand tot de dag vóór het themafeest/-evenement.

O De definitieve gastenlijst.

  • Maak de definitieve gastenlijst aan de hand van de aanmeldingen.
  • Overweeg om gasten die niet gereageerd hebben na te bellen of te mailen. Misschien hebben ze de uitnodiging niet ontvangen!

O Informeren locatie en cateraar.

  • Je kunt nu de locatie en de cateraar op de hoogte brengen van het aantal gasten. Geef de cateraar ook de specifieke allergieën en diëten door, evenals het aantal kinderen.

O Draaiboek doornemen.

  • Check nogmaals het draaiboek op al je acties. Je wilt immers dat alles vlekkeloos verloopt en dat je gasten nog lang napraten over dit themafeest.

O De buren.

  • Geef je thuis een feest? Licht dan de buren in over je feest. Verontschuldig je alvast voor eventuele overlast. Nog slimmer… nodig je buren uit om ook naar het feest te komen.

O Tafelschikking.

  • Bij een feest met diner is het verstandig om na te denken over de tafelschikking. Zet gasten met gemeenschappelijke interesses bij elkaar en houdt gasten die niet goed met elkaar overweg kunnen uit elkaar.

O Decoratie van de locatie.

  • Je kunt het beste een dag vóór het feest de locatie aankleden. Zo voorkom je stress op de dag van het feest zelf, waarop al genoeg andere dingen geregeld moeten worden. De decoratie van een ruimte kost vaak veel tijd.
mooi aangeklede tafel volop eten en drinken op jouw themafeest

Op de dag van het themafeest/-evenement.

O Eten en drinken voorbereiden.

  • Regel je alles zelf? Zet dan alle glazen, schaaltjes, bestek, etc. op een tafel, prepareer de hapjes en zet eten en drinken koud. Zorg voor voldoende ijsblokjes op warme dagen om drankjes mee te koelen.

O Klaarmaken voor het feest.

  • Trek je feestkleding pas aan vóór aanvang van het feest. Immers, tijdens de voorbereidingen kunnen er kleine ‘ongelukjes’ gebeuren. Je wilt het feest niet beginnen met vlekken!

Na het feest.

O Schoonmaken.

  • Op een externe locatie wordt de schoonmaak verzorgd. Vier je het feest thuis, of op eigen locatie, dan ben jezelf verantwoordelijk voor de schoonmaak. Vraag of een aantal mensen je hierbij kan helpen. Dan ben je sneller klaar en met wat muziek erbij kan het zelfs nog heel gezellig worden!

O Bedankjes.

  • Stuur je gasten maximaal 6 weken na het feest een bedankje voor hun komst en eventuele cadeaus.
  • De Facebook pagina, die je al had aangemaakt om het feest te hypen, is nu een te gekke plek om alle foto’s en video’s van het feest te tonen.

Tot slot

Wij zijn je graag van dienst.

Wij vertrouwen erop dat dit artikel ‘Themafeesten’ van DJ MATCH je heeft geïnspireerd. De onmisbare, handige checklist zal je zeker een eind op weg helpen om een te gek themafeest of -evenement te organizeren. Je kunt de checklist ook op onze site downloaden: 

Van de beste DJ voor je themafeest of –evenement ben je verzekerd bij DJ MATCH.

Het #1 community platform voor het matchen met de juiste DJ.

Heb je toch nog vragen, opmerkingen, of tips, laat het ons dan weten via de chat of e-mail. Wij zijn je graag van dienst!

Wij wensen je veel succes en een geslaagd feest!

feestelijk trio na een geslaagd themafeest